Frankrijk trekt de lijst van landen met de meest complexe payroll

1. Een wettelijk kader dat constant evolueert 

De sociale wetgeving in Frankrijk is zeer gedetailleerd en regelmatig aan verandering onderhevig. Arbeidswetten, collectieve arbeidsovereenkomsten (“conventions collectives”), brancheovereenkomsten en specifieke regelingen (zoals het belastingkrediet voor concurrentievermogen en werkgelegenheid of CICE, de verlaging van werkgeversbijdragen en de pensioenhervorming) komen allemaal samen om precieze regels voor de verloning van werknemers vast te leggen.

2. De berekening van de sociale bijdragen: een ingewikkelde puzzel 

Een van de meest complexe aspecten van het Franse loonsysteem is de berekening van sociale zekerheidsbijdragen. Werkgevers- en werknemersbijdragen zijn talrijk en gevarieerd en de berekening ervan hangt af van een aantal factoren, zoals het type contract, de gezinssituatie van de werknemer, de hoogte van het loon, enz.

Onder sociale bijdragen vallen niet alleen basisuitkeringen bij o.a. ziekte, zwangerschapsverlof, arbeidsongevallen, kinderbijslag en pensioen. Deze worden geïnd door de URSSAF. Als werkgever sluit u ook sociale verzekeringen af voor de werknemer, namelijk voor aanvullende pensioenbijdragen, voor de prévoyance en de mutuelle. Deze laatste is te vergelijken met een hospitalisatieverzekering in België en dient om werknemers te ondersteunen bij medische kosten. De prévoyance is een verzekering die optreedt bij langdurige ziekte, invaliditeit of overlijden. Bij het afsluiten van deze contracten, is het van belang rekening te houden met minimumgaranties opgelegd door de collectieve arbeidsovereenkomsten. Als werkgever kunt u steeds opteren voor het toekennen van hogere garanties. Elke categorie van bijdragen heeft zijn eigen regels en bijdragepercentages, die van jaar tot jaar kunnen veranderen. 

Bovendien zijn er vrijstellingen en verminderingen die van toepassing kunnen zijn op bepaalde soorten contracten (bv. “emplois jeunes”, “emplois francs”) of afhankelijk van het loonniveau. Het berekenen van het exacte bedrag van elke bijdrage is daarom een complexe taak, vooral omdat fouten in de berekening kunnen leiden tot zware boetes.

3. Voordelen en premies 

In Frankrijk is loon meer dan alleen het brutoloon. Veel bedrijven geven voordelen in natura (bedrijfswagen, huisvesting, maaltijden, enz.) of bonussen (anciënniteitspremies, prestatiepremies, enz.), die correct moeten worden opgenomen in de loonlijst.

De fiscale en sociale behandeling van voordelen in natura varieert naargelang hun aard en gebruik. Sommige voordelen zijn vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen binnen bepaalde grenzen, terwijl andere onderworpen zijn aan bijdragen. Ook bonussen kunnen onderworpen zijn aan specifieke bijdragen, afhankelijk van het feit of ze al dan niet als variabele verloning worden beschouwd.

Dit vereist een grondige kennis van de geldende belasting- en sociale zekerheidsregels om fouten te vermijden die kunnen leiden tot belastingherzieningen of geschillen met werknemers.

4. Afwezigheden en verlofdagen

Een ander complex aspect van payroll is het beheer van afwezigheden (ziekte, moederschap, ouderschapsverlof, arbeidsongevallen, enz. ) en verlof (betaald verlof, recupdagen of “RTT”, enz.). Elk type afwezigheid moet correct in rekening worden gebracht bij de berekening van het salaris, volgens specifieke procedures. Ziekteverlof bijvoorbeeld geeft werknemers onder bepaalde voorwaarden recht op dagvergoedingen, en deze vergoedingen moeten worden opgenomen in de loonberekening. Er moet ook al dan niet rekening worden gehouden met een carensdag (“jour de carence”).

Betaald verlof is op zijn beurt onderworpen aan specifieke berekeningsregels, met een plafond voor het aantal dagen dat per jaar mag worden opgenomen en een compensatietoeslag die moet worden betaald als verlofdagen niet worden opgenomen. Vakantieperiodes zijn ook onderworpen aan sociale zekerheidsbijdragen en moeten zorgvuldig worden behandeld om verkeerde berekeningen of geschillen te vermijden.

5. Aangiftes en administratieve afhandeling 

Bedrijven moeten talloze aangiften doen bij sociale en fiscale instanties, wat een bron van verwarring en fouten kan zijn. De Franse URSSAF (“Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations Familiales ») speelt hierin alvast een centrale rol.

6. Beheer van expats en buitenlandse werknemers 

De regels voor expats en buitenlandse werknemers kunnen bijzonder complex zijn, met specifieke gevolgen op het gebied van belastingen en sociale zekerheid. Zie ook ons artikel over detachering (Payroll services | RFN)

Gezien de complexiteit van loonadministratie zijn er nu oplossingen om deze functie te digitaliseren of uit te besteden. Software voor loonbeheer, platformen voor personeelsbeheer en gespecialiseerde outsourcingdiensten stellen bedrijven in staat om het loonbeheer geheel of gedeeltelijk uit te besteden aan experts. Bij RFN kan u terecht voor het nodige advies omtrent payrollbeheer in Frankrijk, gaande van de opstelling van een conform arbeidscontract tot de opmaak van de loonbriefjes en de administratieve formaliteiten bij de Franse instanties. Het team Payroll Insurance Consultancy staat u bij voor alles wat sociale verzekeringen betreft. Leer er hier meer over.  

RISICO’S

Een van de grootste uitdagingen van loonbeheer in Frankrijk is het juridische risico dat verbonden is aan het niet naleven van de geldende regels. Een fout bij de berekening van sociale zekerheidsbijdragen, een onjuiste aangifte of een vertraging bij het betalen van bijdragen kan leiden tot zware financiële boetes of zelfs belastingaanslagen. Werknemers kunnen ook gerechtelijke stappen ondernemen als hun rechten niet worden gerespecteerd.

Het risico op rechtszaken is ook hoog in het geval van atypische arbeidscontracten (voor bepaalde tijd, tijdelijk, deeltijds, enz.), waarvoor speciale controle op de rechten van werknemers nodig is. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat alle werknemers hun loon ontvangen in overeenstemming met de wettelijke regels, anders kunnen er sancties worden opgelegd en kan de geldigheid van het contract in twijfel worden getrokken.